Laat je software beter presteren!
okt 01

Case Studie: werken met EDI

Een Case studie over werken met EDI  samen met een productiebedrijf uit Noord-Brabant (omgeving Eindhoven):

“Met BPM Software geen administratief houtje-touwtje-bedrijf”

Een productiebedrijf uit Noord-Brabant (omgeving Eindhoven) maakt verse sushiproducten en Aziatische snacks voor groothandel, retail en horeca. De onderneming kreeg pas geleden een unieke kans om haar omzet te verhogen – een van haar retailklanten wil in meer dan honderd filialen producten verkopen. Op één voorwaarde: dat het bedrijf gaat werken met EDI (Electronic Data Interchange) zodat orders, bestellingen, leveringen en facturering soepel en volautomatisch verlopen.

Koppelen met EDI

“De belangrijkste stap die we moesten nemen, was het automatiseren van onze administratie door de koppeling van het online boekhoudprogramma Twinfield met EDI”, vertelt de mede-eigenaar. “We hebben BPM Software in de arm genomen om ons hierin te begeleiden. Zij hebben prima werk verricht, zowel adviserend als uitvoerend. In plaats van over te stappen naar een ander en duurder boekhoudpakket, heeft BPM Software ons geadviseerd om via EDI op de BPM Server te werken en Twinfield aan te houden als financieel administratiepakket. Dit scheelt tijd en geld. Bovendien levert de automatisering ons zeker een besparing van 1 fte per jaar op.”

Voorsorteren met EDI

De administratieve communicatie tussen het productiebedrijf en haar klant loopt nu via de EDI, oplossing van BPM Software, op de BPM Server. Hier komen de klantorders automatisch in bulk binnen. Vervolgens ontvangt de mede-eigenaar de orders per distributiecentrum en uitgesplitst naar filiaal. “Ik zie de EDI-link als grote verzamelbak van waaruit BPM alles voorsorteert. Het enige wat ik nog handmatig doe, is de controle en het definitief maken van de orders. Daarna vraag ik de bestellijsten en pakbonnen op. De definitieve orders worden meteen omgezet naar facturen. Deze facturen versturen we via de EDI-link op de BPM Server naar onze klanten. Tegelijkertijd worden ze automatisch in Twinfield geboekt.”

Pure winst met EDI

Minder fouten, helder overzicht en soepel werken: dat zijn de vruchten die het productiebedrijf kan plukken, verduidelijkt de mede-eigenaar. “Met BPM Software zijn we geen administratief houtje-touwtje-bedrijf. We werken nu gewoon veel fijner en efficiënter. BPM Software vertaalt onze wensen immers naar werkbare automatiseringsoplossingen. Bovendien zijn de lijnen kort en kunnen we snel schakelen. En als er een keer iets niet werkt, is BPM Software direct bereikbaar en lost het op. Vanwege de positieve ervaringen werken we binnenkort zelfs met meer klanten via de EDI oplossing van BPM Software. Dat is pure winst.”

Wil je weten wat werken met EDI voor jouw organisatie betekent? Neem contact met ons op via het contactformulier. Wij helpen je graag verder!