Referent-verhaal koppeling Loket.nl

Silvis & Vos over de koppeling tussen Loket.nl en Boekhoud Gemak

Silvis & Vos is een accountants- en belastingadvieskantoor in Middenmeer. Het team van dertig professionals ondersteunt een groot aantal mkb-bedrijven in Noord-Holland waaronder agrariërs, detailhandel, horeca, metaalindustrie, transport en zakelijke dienstverlening. Naast onder meer jaarrekeningen, financiële planning en fiscale dienstverlening verzorgt Silvis &
Vos de loonadministratie voor een groot aantal klanten in Loket.nl. Sinds 2020 werkt het kantoor met dit HR-salarispakket, vertelt salarisadministrateur Joost Splinter.

Realtime inzicht

“We zijn al snel op zoek gegaan naar een gemakkelijke digitale automatiseringstool. Het knelpunt is namelijk dat je loonjournaalposten handmatig moet invoeren. Dit kost veel tijd en er bestaat de kans dat tijdens het inkloppen fouten worden gemaakt. Zo ben je per loonjournaalpost al gauw tien minuten bezig. Bovendien werkt een groot aantal klanten digitaal en heeft realtime inzicht in hun boekhouding, behalve bij de loonjournaalposten. Omdat we álle informatie realtime aan onze klanten willen aanbieden, is het belangrijk om ook dit onderdeel te automatiseren.”

Helder proces

Silvis & Vos komt uiteindelijk uit bij de koppeling van BPM Software. Deze automatiseringstool importeert de loonjournaalposten uit Loket.nl automatisch in het boekhoudpakket zoals Boekhoud Gemak. Joost: “Het is een helder proces. Zodra de maandsalarissen zijn verwerkt en de loonstrookjes voor de werknemers beschikbaar zijn, staan maximaal twee uur later ook de loonjournaalposten automatisch in het boekhoudsysteem. Op het moment dat we mutaties van de klant ontvangen zoals overwerk en loonkostenvergoeding, worden deze door ons ingevoerd in het salarissysteem en verwerkt tot loonstrook. Als dit akkoord is, wordt de loonstrook goedgekeurd. Tegelijkertijd maken we in Loket.nl een loonjournaalpost aan en zetten deze met een status klaar voor de verzending. Vervolgens checkt de BPM-koppeling elke twee uur of nieuwe loonjournaalposten klaarstaan en importeert deze automatisch in Boekhoud Gemak.”

Inregelen

Het inregelen van de BPM-koppeling in de twee systemen heeft volgens Joost Splinter uiteraard tijd nodig. “Zo’n implementatie verloopt nooit vlekkeloos omdat het altijd gaat om de juiste punten en komma’s. Zo hebben we eerst loonjournaalposten aangeleverd die we automatisch wilden laten inlezen. Vervolgens hebben we een vragenformulier van BPM Software ingevuld met onze systemen, de gebruikte codes en de administratienummers. Hiermee ging BPM aan de slag en richtte de koppeling tussen Loket.nl en Boekhoud Gemak op afstand voor ons in. Na de eerste test kwamen enkele knelpunten aan het licht. Dit waren voornamelijk gegevens die we vervolgens samen hebben gefinetuned. Na twee maanden was de BPM-koppeling voor een groot aantal administraties up and running”

De grootste winst

“We werken nu een halfjaar met de BPM-koppeling en het draait goed”, vertelt Joost tevreden. “Digitaal gemak dat ons tijd én geld bespaart. Bovendien is het aantal foutmeldingen miniem. Deze lossen we snel handmatig op. Het mes snijdt dus aan twee kanten. Wij hebben hier geen omkijken meer naar zodat iedereen bij Silvis & Vos kan doorgaan met zijn geplande werk. En een groot deel van onze klanten heeft nu realtime inzicht in hun loonadministratie. Hier zit natuurlijk de grootste winst!”