“Wij hebben veel meer snelheid en efficiency bereikt”
Jolanda Mechielsen, Manager Support Services bij Dekra Claim Services France.
DEKRA werkt met de software van Exact Software en BPM Software. Ze maken onder andere gebruik van Exact Globe en Synergy. DEKRA heeft bewust gekozen voor de standaard software. Hiermee hebben ze wel concessies gedaan met betrekking tot bepaalde werkwijzen. Door het gebruik van het Business Proces Management Systeem ‘BPM Server’ zijn ze echter wel in staat om processen verder te automatiseren en hierop te gaan besparen.
‘Wij werken al geruime tijd met de software van Exact. Exact Synergy wordt met name intensief door onze collega’s gebruikt. Ze gebruiken Exact Synergie onder andere voor het invoeren, behandelen en afhandelen van schade-dossiers. We maken in Exact Synergy veel dossiers aan ten behoeve van de schade-afhandelingen van onze klanten.’
Processen toen
‘Klanten sturen ons o.a. e-mails met diverse bestanden (Excel-Word en dergelijke). Voorheen werden deze handmatig vastgelegd binnen Exact Synergy en gekoppeld aan projecten (dossiers) en verzoeken. Zo hebben wij goede inzage in de dossiers en kunnen wij eenvoudig de diverse stadia van dossiers inzien. Deze handmatige acties kosten echter veel tijd. Tot begin januari 2014 was het daarnaast niet mogelijk om ook de volledige e-mail te bewaren. Hiermee bedoel ik de e-mailadressen, cc’s, foto’s en dergelijke. Daarna werden ons de mogelijkheden voorgelegd om sommige processen te laten automatiseren middels BPM Server.’
Processen nu
‘Op dit moment lezen we al het e-mail verkeer automatisch in (in- en uitgaande e-mails). Op basis van de inhoud van de e-mail worden er hierna dossiers en daaraan gekoppelde verzoeken in Exact Synergy aangemaakt. BPM Server kan de taken overnemen die weinig toegevoegde waarde hebben, maar essentieel zijn in het proces. Daarnaast wordt het dossier automatisch verrijkt met informatie uit de e-mails. Bijvoorbeeld bijgevoegde foto’s, maar ook contactgegevens en dergelijke. Zo kan een medewerker voortaan direct vanuit het dossier een nieuwe e-mail opstarten. Deze uitgaande email wordt dan ook bewaard in het dossier. Kortom, wij hebben veel meer snelheid en efficiency bereikt.’
‘Dagelijks lezen wij op dit moment 300 inkomende- en uitgaande mailtjes in. 30% hiervan word nu automatisch afgevangen. Wij ontvangen dagelijks een rapport waarin staat hoeveel dossiers er automatisch zijn aangemaakt en hoe hoog de kwaliteit daarvan is. Alleen hiermee al besparen wij 1 FTE per jaar en dit alleen al op onze afdeling!’
Toegevoegde waarde van BPM Server
‘Nu wij de mogelijkheden van BPM Server hebben ontdekt, zullen wij zeker meer handmatige processen gaan vervangen met BPM Server. Het inregelen van de processen via BPM Server kan snel gerealiseerd worden, kunnen wij weer sneller inspelen op contacten met klanten en prospects.’
‘Onze ervaringen met BPM Server zijn erg positief. Wij kunnen op dit moment diegene die onze dossiers behandelen meer tijd geven om daadwerkelijk met klanten bezig te laten zijn, in plaats van het invoeren van data in ons systeem. En daar draait het uiteindelijk toch om.’Aldus Jolanda Mechielsen, Manager Support Services
Over DEKRA Claim Services France
DEKRA is een onafhankelijke kennisorganisatie met ruim 28.000 werknemers in meer dan 50 landen. De experts van DEKRA zetten zich wereldwijd in voor de waarborging van veiligheid en kwaliteit in het leven van mensen op het gebied van technologie, mobiliteit en milieu. Voor meer informatie over Dekra, neem een kijkje op de website: www.dekra.com.
Comments are closed.